Cómo diseñar fácilmente una Política de Empresa

Esta es una de esas cosas que parecen más propias de grandes empresas con un gran número de trabajadores pero  lo cierto es que, ya seas un profesional autónomo o un pequeño empresario que tiene uno o varios empleados o cuenta con colaboradores puntuales, tú también puede diseñar fácilmente una política de empresa para tu negocio.

Por que, en definitiva, de lo que se trata es de definir y poner por escrito aquellos principios y normas que representan mejor tu filosofía empresarial así como aquellos aspectos relacionados con la forma de trabajar y de gestionar las distintas tareas diarias.

Un buen ejemplo de esto lo podemos ver en la actualidad, a raíz de la aparición del COVID-19, con la forma en la que las empresas han tenido que abordar los protocolos de seguridad e higiene para generar espacios seguros para sus trabajadores y clientes y que ha obligado en la mayoría de los casos a revisar los aspectos recogidos en sus políticas de empresa.

El objetivo final es, además de mejorar la imagen corporativa de tu marca o empresa, facilitar la labor de aquellas personas que forman parte de tu equipo unificando criterios y actuando de forma coordinada y homogénea.

Pero si todo esto te parece un proceso complejo o costoso ¡no te preocupes! si sigues leyendo verás que establecer la política de empresa para tu negocio es más sencillo de lo que parece y que, si tienes las ideas claras, conseguirás causar un efecto positivo en la productividad además de facilitar el trabajo a los miembros de tu equipo.

Características de las políticas de empresa

Aunque cada negocio debe tener las suyas propias, lo cierto es que la mayoría de las políticas empresariales comparten algunas características:

Objetivas y equilibradas

Recuerda siempre que las normas y principios que establezcas deben ser entendidas y aceptadas por las personas de tu equipo, lo cual será más fácil si están diseñadas con sentido común y se perciben como justas.

Claras y Concisas

Procura que las normas establecidas sean coherentes, mantengan una lógica y sirvan de ayuda para resolver tareas diarias o incidencias.

Apóyate en tus colaboradores para saber cómo se pueden evitar duplicidades y contradicciones entre departamentos y pérdidas de tiempo innecesarias que juegan en contra de la productividad.

Conocidas y Visibles

No descuides este aspecto. Es necesario que informes a todos y cada uno de los miembros que componen tu equipo y sea cual sea el departamento o función que desempeñan.

Recuerda que todos ellos, al margen de su nivel de responsabilidad, “hacen empresa”

Prácticas y basadas en criterios empresariales

Si tienes claros los objetivos de tu empresa te resultará mucho más fácil diseñar una política empresarial coherente que te ayude a alcanzar dichos objetivos.

El punto de partida debe ser mejorar la productividad, aumentar el compromiso de las personas y que tengan una utilidad clara a la hora de realizar tareas o resolver incidencias.

Cómo crear tu política de empresa

Ahora que ya sabemos las características que deben tener, es el momento de diseñar y poner negro sobre blanco las políticas de tu empresa, así que … ¡vamos allá!

1. Empieza definiendo claramente las razones que justifican la creación de políticas empresa para tu negocio en particular y cuál es su finalidad.
2. De igual forma y antes de ponerlas por escrito piensa si cubren una necesidad real. Céntrate en los aspectos más importantes, ya sea por el impacto que genera en tu empresa o por la frecuencia con que se producen, para elegir los más adecuados.
3. Revisa las normas y criterios establecidos por si son susceptibles de mejora. Una vez realizadas las posibles modificaciones es el momento de consensuarlas y ponerlas por escrito de forma definitiva para que puedan ser aprobadas y aceptadas por todos los miembros de tu equipo.
4. Para redactar correctamente tu política empresarial utiliza un lenguaje claro, conciso y que sea fácilmente comprensible por cualquiera.
5. Informa a todas las personas de tu organización y con las que tengas alguna relación laboral sobre la existencia de una política empresarial determinada ya que aumentará su nivel de compromiso y facilitará su aplicación.
6. Por último, analiza y actualiza tu política de empresa cada cierto tiempo. Aunque intentes cubrir todos los escenarios posibles, es conveniente que vuelvas a analizar, no sólo la necesidad de las políticas que has establecido, también si se ajustan a las necesidades y objetivos establecidos para tu empresa en cada momento.

Sobre el último punto es necesario que incluyas, si todavía no lo has hecho, los protocolos establecidos por las autoridades               sanitarias y que afecten a tu negocio así como las medidas internas que hayas establecido para garantizar la seguridad de tus trabajadores y clientes. Ten en cuenta que lo más probable es que sigan vigentes a lo largo de este año 2021.

Tipos de políticas de empresa

Como decía al principio cada empresa tiene, o debe tener, las suyas propias y pueden abarcar aspectos muy diversos. En todo caso, las políticas más comunes se pueden agrupar en tres tipos:

– Generales: Afectan y deben ser cumplidas por todas las personas que forman parte de la empresa sirviendo de guía u hoja de ruta para toda la organización. Un ejemplo sería el compromiso de cumplir con la normativa legal en materia de protección de datos establecido por la ley RGPD

– Específicas: Tienen que ver con aquellos principios o normas establecidos para cada uno de los miembros del equipo y que regulan su actividad concreta. Por ejemplo, regular las condiciones de trabajo o determinar las funciones específicas de cada uno en caso de necesidad de la empresa.

– Temporales: Muy útiles para un proyecto determinado que, debido a su importancia o complejidad, requiere una serie de normas y principios muy concretos aplicables durante un periodo de tiempo más o menos largo.

Conclusión

Las políticas de empresa no deben consistir sólo en un conjunto de normas o pautas de comportamiento aceptadas y de obligado cumplimiento por todos, también deben ser una herramienta de gestión que te ayude a transmitir, tanto interna como externamente, los valores y la identidad corporativa de tu negocio.

Piensa que hablamos de una herramienta que puede ayudarte a consolidar tu proyecto empresarial marcando la diferencia con tus competidores, además de servirte para aumentar la satisfacción de los miembros de tu organización, colaboradores y clientes.

¡Ya me contarás!